業務をシステム化するメリットやデメリットを徹底解説！
本記事を読んでいる読者の方々は、日々さまざまな業務に取り組んでいるのではないでしょうか。それらの業務の中で、あまり効率よくこなせていないかも、もっと便利なツールがあるんじゃないのかなと感じるものもあるのではないでしょうか。そこで、本記事では、業務の効率を格段にあげるための「システム化」について詳しく解説していきます。具体的には、業務をシステム化するメリットやデメリット、システム化するうえで重要な役割を担う「システム化計画」の概要、システム化するための2つの方法についてそれぞれ解説します。
目次
1.業務システム化の重要性とは？
ここでは、業務をシステム化することの意味や重要性についてご説明します。
業務のシステム化とは、企業が日々行う業務プロセスにおいて、ITシステムを活用することで自動化や効率化することです。
なぜ、業務を自動化、効率化する必要があるのでしょうか。
例えば、手作業などによって行われた業務においては、人的なミスによるやり直しが発生する等、非常に効率が悪いといえます。読者のみなさんも一度は経験したことがあるのではないでしょうか。
業務をシステム化することで、これまでその業務を行っていた従業員の負担が低減したことによる生産性の向上や、その新たに生まれた人的リソースを新たな価値の創造に向けることができるなどのメリットが考えられます。
つまり、業務をシステム化することで、業務の品質が向上し、効率的な生産性を実現することができるわけです。これにより、企業は競争力を高め、長期的に利益を最大化することにもつながります。
2.業務をシステム化するメリットとは？
ここでは、もう少し具体的に業務をシステム化することのメリットについて解説します。
まず、業務の効率化が挙げられます。例えば、業務システム化により、これまで手動で行っていたデータの入力や出力、情報の共有などが自動化され、従来は時間がかかっていた業務を迅速に処理できるようになります。また、業務の自動化により、ヒューマンエラーを減らすことにもつながります。
次に、情報共有の一元化が挙げられます。業務システム化により、情報が一元化されることで、情報の漏れやミスを防ぎ、正確な情報をスピーディーに共有ができるようになります。これにより、従業員間のコミュニケーションもスムーズになります。
さらに、業務システム化により、業務の見える化が可能になります。具体的には、業務の進捗状況や問題点などを可視化することで、システムの改善や業務プロセスの再設計などを行うことができます。業務の改善により、業務の効率化やコスト削減、顧客満足度の向上などが期待できます。
また、業務システム化により、業務のスケールアップが可能になります。例えば、従来は手動で行っていた業務を自動化することで、従業員の増員をしなくても業務量を増やすことができます。また、業務の自動化により、従業員が本来行うべき業務に専念することができるようになります。
以上のように、業務をシステム化することには多くのメリットがあります。業務の効率化や品質向上、生産性の向上など、様々な面での改善が期待できます。また、システム化によってデータの共有化や可視化が容易になるため、情報共有や意思決定のスピードアップも期待できるでしょう。
3.業務をシステム化するデメリットとは？
業務をシステム化することには多くのメリットがある一方で、デメリットも存在します。
1つ目のデメリットとして、システム化には膨大な時間と費用がかかることが挙げられます。業務をシステム化するには、専門的な知識を持った人材が必要であり、システム開発に必要なソフトウェアやハードウェアなどの購入や導入にも多大なコストがかかります。また、業務の効率化や品質向上につながるまでには時間がかかるため、中長期的な目線を持つことが重要です。
2つ目のデメリットとして、システム化による人的リソースの減少が挙げられます。システム化により、従来は手動で行っていた業務が自動化され、人の介入が不要になるため、人的リソースが不要になる可能性があります。そのため、システム化を進めることで雇用環境が悪化することも考えられます。
3つ目のデメリットとして、システム障害による業務の停止が挙げられます。業務がシステム化されると、システムが正常に稼働しないと業務が停止してしまうため、システム障害が生じた場合には業務がストップしてしまうリスクがあります。また、業務がシステムに依存することで、システムのアップデートやメンテナンスが欠かせなくなり、これらにかかるコストも増加する可能性があります。
以上のように、業務をシステム化することにはメリットだけでなく、多くのデメリットがあります。業務をシステム化する場合には、これらのデメリットを事前に十分に把握し、適切な対策を講じることが重要です。
4.システム化における「システム化計画」とは？
ここでは、業務をシステム化するうえでしばしば登場する「システム化計画」の定義と役割、進め方、注意点についてご紹介します。
まず、システム化計画とは、「企業が業務をシステム化する際に策定する基本方針」のことです。
システム化計画を立てることで、業務の把握や改善点の洗い出しができ、業務プロセスの効率化やコスト削減、品質向上などの効果が期待できます。また、システム化計画を立てることで、システム開発や導入の際のスムーズな進行や、導入後の運用や保守管理が容易になります。
システム化計画の進め方は大きく分けて3つあります。
第一に、「現状把握」です。現状の業務プロセスや課題点を把握し、改善すべき点を明確化することが重要です。
第二に、「目標設定」です。改善すべき点を踏まえて、システム化によってどのような効果を得たいか、具体的な目標を設定する必要があります。
第三に、「システム構築・導入計画の策定」です。目標を達成するためにどのようなシステムが必要であるのか、システム導入に伴うスケジュールや予算、人員配置などを明確化し、計画を策定することが必要です。
また、システム化計画を進める上で次のようなことに注意する必要があります。システム化計画の策定には専門知識が必要であるため、IT部門と関連部門が連携し、計画を策定することが必要です。また、システム化計画の策定だけでなく、その後のシステム開発や導入、運用・保守までを総合的に考える必要もあります。
総じて、業務をシステム化する上で、システム化計画の策定が非常に重要であることを理解していただけたのではないでしょうか。システム化計画の進め方を明確化し、注意すべきポイントを把握することで、システム化の効果を最大限に引き出すことができます。
5.業務をシステム化する2つの方法
最後に、業務をシステム化するための「パッケージシステム」と「独自開発システム」2つの方法についてご紹介します。
パッケージシステム
パッケージシステムとは、あらかじめ標準化された機能を持ったパッケージ製品を導入することによって、業務のシステム化を行う方法です。以下に、パッケージシステムのメリットとデメリットについてご説明します。
メリット
コストの削減
パッケージ製品は、開発にかかる時間やコストを大幅に削減できます。また、導入後のメンテナンスコストも低減できるため、総合的なコスト削減につながります。
標準化
パッケージ製品は、あらかじめ標準化された機能を持っているため、導入後のシステムの運用や保守が容易であり、業務プロセスの改善や効率化につながります。
導入期間の短縮
パッケージ製品は、開発期間が短いため、導入期間を大幅に短縮できます。これにより、迅速かつスムーズなシステムの導入が可能です。
デメリット
カスタマイズの制限
パッケージ製品は、あらかじめ標準化された機能しか持っていないため、企業独自の要件に合わせたカスタマイズが制限されるケースがあります。そのため、カスタマイズが必要な場合は、別途開発を行う必要があり、コストや時間がかかります。
アップグレードの問題
パッケージ製品は、定期的なアップグレードが必要となる場合があります。アップグレードに伴い、既存のカスタマイズが影響を受けることがあり、再度カスタマイズを行う必要が生じるケースが考えられます。
独自開発システム
独自開発システムは、企業や組織が自らのビジネスプロセスに合わせたシステムを開発する方法です。開発するシステムは、顧客管理システムや在庫管理システム、生産管理システム、勤怠管理システムなど多岐にわたります。独自開発システムでは、自社のビジネスプロセスに合わせたシステムを構築することができるため、業務効率化やコスト削減につながります。
メリット
業務プロセスに合わせた最適なシステムが開発できる
独自開発システムは、企業の業務プロセスに合わせて最適なシステムを開発することができます。既存のパッケージシステムでは対応できない業務プロセスや要件にも対応可能です。
システムのカスタマイズが容易にできる
パッケージシステムの場合、カスタマイズをするためにはソースコードの変更が必要となる場合がありますが、独自開発システムの場合はカスタマイズが容易にできます。
セキュリティが強固
独自開発システムでは、セキュリティの強化ができます。自社の情報を保護するために、自社だけが使うことができる暗号化技術を使用することができます。
知的財産権を持つことができる
独自開発システムを開発することで、そのシステムに関する知的財産権を持つことができます。競合他社と差別化を図ることができ、企業価値の向上につながります。
デメリット
開発コストが高い
独自開発（スクラッチ開発）は専門知識が必要であり、大量の開発時間を要するため、コストが高くつくことがあります。また、システムの規模や機能によっても、膨大な開発コストがかかることがあります。
開発期間が長い
パッケージシステムと比較すると、スクラッチ開発は開発期間が長いです。システムの仕様を明確にする必要があるため、要件定義から設計、開発、テストといった工程が必要であり、開発期間が長くなることがあります。
メンテナンスコストが高い
スクラッチ開発で作成したシステムは、バグや不具合が発生した場合、修正するために専門知識を持った技術者が必要になります。そのため、メンテナンスコストが高くなることがあります。また、システムをアップデートする場合も、開発した人にしか対応できないことがあるため、その都度コストがかかるでしょう。
以上が、パッケージシステムと独自開発した際のメリットおよびデメリットになります。
確かに、パッケージシステムは独自開発よりも比較的短い時間で導入できることがありますが、導入後に適用範囲やカスタマイズが必要となった場合には、追加の作業や費用がかかることがあります。また、システム自体が汎用性が高いため、企業ごとの独自の業務プロセスに対応できない場合があることも考慮する必要があります。
一方、独自開発システムは、企業が必要な機能や業務プロセスを自由自在にカスタマイズできるため、業務の高い効率化や改善が可能となります。また、業務に合わせた専用の機能や画面を追加することで、従業員の作業負担の軽減や業務の効率化を図ることができます。しかし、開発に時間や費用がかかるため、短期的な視点ではコスト面での不利益が生じる可能性があります。
実際に業務をシステム化する場合は、自社のニーズや事情を考慮し、パッケージシステムにするのか独自のシステムを社内または開発会社に委託するのか慎重に検討する必要があります。
まとめ
本記事では、効率化、見える化、手作業によるミスの削減を目的とした「業務のシステム化」について詳しく解説しました。業務をシステム化することには、メリットとデメリットの両面があり、進めるうえで重要な役割を担う「システム化計画」についてもご紹介しました。システム化の第一歩目は、現状を把握し、目標を設定し、基本方針となる「システム化計画」を策定することにあります。次に、そのシステム化計画を基に、パッケージシステムを導入するのか、独自のシステムを自社で開発するのか、システム開発会社に委託するのかを検討する必要があります。
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