業務システムとは？高収益、時間と資源の節約、従業員の高い満足度に不可欠なシステム！
目次
はじめに
企業の経営者は、自身や従業員には時間がないのにやらなければならないことが多すぎると感じたら、業務システムを検討すべきです。
業務システムは、日々の仕事に一貫性と効率性を持たせるためのプラットフォームを提供します。これが長期的には、高収益、時間と資源の節約、従業員の高い満足度につながっていくのです。
業務システムの構築には多くの労力が必要ですが、それがもたらす利益は非常に大きいものです。
この記事では、業務システムに投資すべき理由と、業務システムがどのように運営をさらに活性化させるかについて説明します。
業務システムとは？
業務システムとは、企業の活動を調整するために連携する方針、人員、設備、コンピュータシステムの集合体です。組織の規範や守らなければならない手順を確立します。
基本的には、すべてが正しく完了するような近道のシステムを構築するものです。
業務システムは、企業内の部門、プロセス、戦略を結びつけ、社内業務を円滑に動ける機械のように変えます。企業のすべての側面は、一貫性のあるシステムによって、ビジネス全体の目標に到達するために連携します。
業務システムは、データをどのように扱い、体系的に処理すべきかを決定します。また、データを処理し、結果を表示するための手順管理も簡単です。
ビジネスのさまざまな側面で、システムを採用できます。売上を上げることから、マーケティングプランの策定、日々の業務の一貫性の監視まで、システムはこれらの業務をより順調に、より効率的にしてくれます。
なぜ業務システムが重要なのか？
企業が効果的に活動するためには、以下の目標を達成するための業務システムが必要です。
効率化を実現する
ルーティンンワークや繰り返しの作業は、通常、業務システムで管理できます。
これらの業務を、テクノロジーを使って自動化できれば、システムによって社員がこれらの業務に費やす時間や労力を減らすことができ、会社にとっては時間とコストの節約になります。
従業員は、何かを達成するための正確な方法を知り、毎回同じ方法で行うことで、より上手に、より速く仕事をこなせるようになります。時間とお金の節約は、競争力の強化につながります。
自ら価値を生み出す
効果的な業務システムは、企業の組織基盤の一部となります。
正式な手順は、ビジネスを売却する際にも価値をもたらします。買い手は、業務がスムーズに一貫して行われていることや、新しい雇用者を迅速に受け入れることができるかどうかを確認できます。
ビジネスが発展し、流れ、存続し、売れるのは、システムのおかげです。システムは企業の資産となるため、システムを効率的に踏襲したビジネスは、競合他社を凌駕できます。
自由を創造する
適切なビジネスプロセスを開発・導入することで、会社の規模を拡大し、そのための時間を確保することができ、会社の成長につながる活動に専念することができます。
既存の成功を維持するために必要な日々の業務は非常に重要ですが、未来の成長について考える時間も必須です。ビジネスをシステム化することで、ルーティン運営にかかる時間が減り戦略に投資できる時間が増えます。
迅速なスケールアップ
時間は貴重なものです。業務システムは、時間とエネルギーを必要とする多くの手作業から解放することで、チームの才能を高めます。
スタッフは、時間に余裕ができたことで、会社のレベルアップや拡大を支援する重要な方法に集中ができます。
コスト削減
テクノロジーはすでに反復的な作業を引き受け、そのプロセスを自動化しています。
より多くの時間を確保できるだけでなく、業務システムは正確な方法でタスクを完了させ、人為的なミスを減らすのに役立ちます。ミスが少ないということは、時間と労力の節約につながり、結果的にビジネスのコスト削減にもつながるのです。
問題点の早期発見
業務システムがあれば、小さな問題が大きな問題になる前に、迅速に対処することができます。
つまり、システムは、障害に素早く対応し、効率的に管理することをサポートしてくれるのです。
委任の手助け
組織の中で適切な人に適切な仕事を割り当てる業務システムがあれば、従業員は自分の得意分野に集中し、特定の専門知識や能力を持つチームメンバーを自分に適したプロジェクトに割り当て、新入社員には初日から正しい業務を任せられます。
管理を援助する
効果的な業務システムは、ビジネスオーナーに、物事が計画通りに進んでいるという確信を与えます。
業務システムは、ビジネスの重要な側面を、細かく管理することなくモニターし、コントロールする方法を提供します。
業務システム開発のプロセス
業務システム開発のプロセスは、次の5つのステップで行います。
ステップ1：現在のビジネスプロセスを見る
業務システムを構築する際には、まず、自社が日々行っている最も重要な業務やプロセスを考えます。
そして、それぞれの業務を評価し、どの業務をシステム化すべきかを検討します。
ステップ2：目的の設定
このステップでは、新しいシステムでどのような目標を達成したいのかを明確にする必要があります。
部署ごとに必要なシステムが違うかもしれないので、まずはそのシステムを特定しなければなりません。
ステップ3：システムの構築
これは、システムを開発するステップです。
大局的には、システムを構築することは1つのステップとして数えられます。しかし、システム開発工程では、このステップには、企画、要件定義、設計、開発、テスト、リリース、運営・保守など、実際のシステムを作るためのもっと小さなステップが含まれています。
業務システムの開発プロセスについて詳しく知りたい方は、こちらの記事が参考になります。
ステップ4：テスト
システムの改善を実施し、その効果をモニタリングする必要があります。
業務システムが機能すれば、従業員を訓練し、彼らが新しい仕事や義務を理解していることを確認すべきです。
業務システムがうまくいっていないのであれば、それを改善していきます。
ステップ5：実際のトライアル
再設計を終えた最初の業務システムを実行に移すフェーズです。
従業員たちに教える前に、できるだけの準備をして、実際に仕事の進め方を実演したり、立ち会わせたりすると効果的です。
従業員のトレーニングは、実際の注文やプロジェクトでプロセスを実施してもらうのが一番です。必要なタスクが完了する際の従業員のパフォーマンスを観察し、フィードバックを得ましょう。
現在の手順やシステムを、時間をかけて改善していくよう、従業員に奨励しましょう。
チェックリストやフローチャートに簡単にアクセスできるようにして、従業員がそれに従って新しいアイデアを提案できるようにします。
業務システム構築時の留意点
業務システムを構築する際は、次の3点に留意しましょう。
徹底に準備を行う
プロセスを描き始める前に、まずこの3つの質問に答える必要があります。
・ある作業を誰が担当するのか？
・彼らは通常に何をしようとしているのか？
・いつ、どこ、どうやって行うのか？
このことを知っているかどうかは、業務システムの構築に影響を与えるため、非常に重要です。業務システムは、従業員の仕事を支援するために生まれたものだからです。
プロセスの記録
プロセスドキュメントは、ビジネスのロードマップの役割を果たします。
新しいプロセスを作成するとき、あるいは既存のプロセスを改善したいとき、プロセスについて記録は、プロセスの構築と実行の方法についてのベストプラクティス・ガイドの役割を果たします。
プロセスドキュメントに記載されている詳細情報は、ユーザーが意図や過去に変更された理由などのニュアンスを理解するのに役立ちます。新入社員にもわかりやすいプロセスにするためには、適切に文書化することが重要です。
改善点の洗い出し
これまでも、より良いツールや方法で物事を達成してきたことでしょう。システムも永続的なものではなく、企業の成長に合わせて変化していくものです。
業務システムが効率的で生産性の高いものであり続けるためには、常に改善策に目を向けることが重要です。
また、経費、収益、利益率、販売数など、さまざまなKPIを用いて追跡する必要があります。KPIが満たされていない場合は、手順を改善する必要があることを示しています。
業務システムの種類
業務システムは、企業のあらゆる部門をサポートするために構築できます。
ここでは、よくある業務システムを紹介します。
給与計算業務システム
給与計算システムには、従業員の支払いを処理するために必要なすべてのフォーム、手順、ファイル、機器、スタッフ、コンピュータサポートが含まれます。
各従業員のすべての税控除、個人控除、給与データの更新は、給与計算業務システムによって処理されます。
給与システムは、従業員への実際の支払いを行うとともに、その支払いを記録し、すべての給与記録を修正し、給与報告書を作成します。
在庫管理システム
在庫管理ソリューションは、巨大で高価な商品を扱うビジネスには不可欠です。在庫品の状態は、在庫システムによって監視されます。
これらのシステムは、在庫レベルの情報を提供するだけでなく、アイテムをいつ補充すべきか、どのような重要な製品が必要なのかを知ることができます。
ERP（Enterprise Resource Planning）
ERP（Enterprise Resource Planning）は、ビジネス管理システムとして知られることもありますが、企業のすべてのデータを一箇所に集めるシステムです。
これにより、組織のすべての側面をコントロールでき、全体的な手順の自動化と強化を図ります。
人材管理
お金の動きを監視するのは、売掛金システムです。
売掛金システムは、誰が会社にお金を借りているかを追跡します。
これにより、クレジットカードやその他のチャージアカウントのデータがすべて処理されます。このファイルには、氏名、住所、支払額や継続的な費用などの財務情報など、個々の顧客データが含まれています。
売掛金システム
お金の動きを監視するのは、売掛金システムです。
売掛金システムは、誰が会社にお金を借りているかを追跡します。
これにより、クレジットカードやその他のチャージアカウントのデータがすべて処理されます。このファイルには、氏名、住所、支払額や継続的な費用などの財務情報など、個々の顧客データが含まれています。
まとめ
ほかの事業投資と同様に、リーダーは事業の最終目標を考慮しなければなりません。
その目的を達成するためにはさまざまな方法がありますが、どの方法が最も適しているかをよく考えてください。
業務システムは、従業員が日々の仕事をサポートするために使うものですから、システムの特徴や、新しい業務システムを使うことで得られるべき成果について、チームで話し合って決めるのが良いでしょう。
ビジネスは常に進化し続けていますので、将来的にシステムの調整が必要になることがあります。この調整は、業務システムの弱点ではなく、お客様のビジネスの新たな要件を満たすための適応です。
どんな技術でもいつかは期限が切れ、新しいシステムの必要性が出てきます。
レガシーシステムとその対処法については、こちらの記事で詳しく紹介しています。
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