ソフトウェア開発のための提案依頼書（RFP）の書き方
企業のITマネージャーや経営層は、提案依頼書（RFP）を実施し、その後、選定されたベンダーとのやりとりに使用する作業指示書（SOW）を作成するための強固なプロセスを備えている必要があります。しかし、アプリ開発サービスを求めるクライアントの多くは、ソフトウェア開発依頼書の書き方に関する技術的な知識が不足しています。
この記事を通して、RFPプロセスの要点、構造化されたソフトウェア開発依頼書の書き方、そしてそれらを効率的に活用するための実践的なヒントをご紹介します。
1.ソフトウェア開発のRFP（Request for Proposal）とは?
曖昧なソフトウェア開発要件は、開発の失敗を引き起こす最も多い原因の1つです。専任のソフトウェア開発チームを探す場合、顧客は最も初期の段階で要件を明確に策定する必要があります。RFP文書は、契約の作業記述書となり、プロジェクト開発プロセス全体の基調を設定します。
実際のプロジェクトで適切なソフトウェア開発会社を見つけるのは、困難なプロセスです。しかし、提案書を依頼すること（RFP）で、それがかなり容易になります。
ソフトウェア開発の提案依頼書は、ソフトウェア開発会社を選択する前に書く、プロジェクトを包括的に説明する最初の文書です。これは、プロジェクトのために候補に挙げたさまざまなソフトウェア・ベンダーに提案を依頼するために使用されます。
効果的な提案依頼は、透明性、明確な要件、そしてリスクの低減を保証します。要件を明確に浮き彫りにすればするほど、プロジェクトはより正確に実行されます。この文書は、その仕事に興味を持ち、能力のあるベンダーやソフトウェア開発会社に読まれ、詳細な提案書をもって返答されます。その後、最適なソフトウェア・ベンダーを見つけるために、複数の入札が比較されます。
注: ソフトウェア開発の RFPは、請負業者の創造性を妨げるほど詳細に記述したり、請負業者が困惑するほど曖昧であってはなりません。
2.誰がソフトウェア開発依頼書を作成する
RFPは、通常、プロジェクトについて十分な知識を持つ人が起草します。これは、会社のCEO、共同設立者、プロダクト・オーナー、またはプロジェクトに直接関与し、すべての仕様と制約を完全に把握しているチームである可能性があります。もっと言えば、重要なのは、提案依頼書に記載された事柄がどのように実現できるかを理解している技術者がRFPを書くことであります。簡単に言えば、クライアントが「何をすべきか」を指定し、技術者が「どのようにすべきか」を指定するのです。
注：CEOやその他のハイレベルなエグゼクティブは、そのビジネスが単なる小さなスタートアップでない限り、プロジェクトの詳細を広く理解していない場合があります。したがって、RFPソフトウェア開発を日々の業務ルーチンに近い人たちに割り当てることは、常に賢明なことです。
3.RFPのプロセス： 効果的な提案依頼書の書き方
提案依頼書は、実現したいことの明確なイメージを提供できるように、最も重要な側面を含むように、しかし過大になり過ぎないように、十分に包括的なものでなければなりません。次の段落では、標準的な提案依頼のプロセスの5つのステップをご紹介します。
ステップ1. エグゼクティブ・サマリー、会社概要、プロジェクト目標
エグゼクティブ・サマリーは、全体的な目標、要件、制限などのプロジェクト概要を簡単に説明するものです。
プロジェクトの概要は、アイデア、プロトタイプ、開発中のソリューションなど、製品の現在の状態を含む簡単な紹介です。
モバイル対応アプリの作成を支援するソフトウェア開発ベンダーを探しています。それで、プロジェクトの簡単な説明を書き、あなたの会社を紹介してください。簡潔でありながら有益なものにしてください。
- 自分テスト用の質問
- なぜ、このプロジェクトを始めようと思ったのでしょうか。
- どんなアイデアを実現したいのでしょうか。
- このプロジェクトの目標や目的は何でしょうか。
- このプロジェクトは、あなたの会社の既存のビジネス・プロセスに何を加えることになるでしょうか。
- 対象者は誰ですか。
- 現在克服しようとしている障害や潜在的な障害は何ですか。
- 現在のソリューションがうまくいかない理由は何でしょうか（該当する場合）。
プロジェクトの目標に関する注意:
- これらは、ビジネスの枠を超えたものであるべきです。例えば、ウェブサイトを作る目的は、商品の販売だけでなく、顧客とのマルチチャネルな交流を促進することです。
- 例えば、2022年までに売上高を2倍にする、といったように、事業の成長分野を明確にする必要があります。
なぜこれが重要なステップなのでしょうか？プロジェクト情報と会社の背景を提供することで、サプライヤーはあなたの会社が何を望んでいるかを理解することができます。これにより、サプライヤーはあなたのビジネス目標に対応したソリューションを提案することができます。
提案依頼書 ○○社 プロジェクト概要 1〜3文で簡単なプロジェクトの説明を行い、候補となるベンダーに何を開発する必要があるのかを伝える。 A社は、オンライン注文を処理し、タイムリーな顧客サポートを提供するための便利で耐障害性のプラットフォームを提供するECウェブ・アプリを作成するソフトウェア開発業者を求めています。 会社概要 提供するサービス、市場でのポジション、ターゲット層など、会社概要を簡単に紹介する。 A社は、米国に拠点を置く衣料品メーカーで、環境に優しい天然素材を使った低刺激の衣料品を専門に製造しています。同社は、あらゆる年齢層と性別向けの服を生産しています。 2020年に設立された同社は、インスタグラムを通じた販売に成功。現在、ニッチな分野でTOP3に入るブランドに成長し、オンライン販売プロセスを合理化し、市場での存在感を拡大するためのウェブ・アプリを作成する必要性に直面しています。顧客の多くは、合成繊維にアレルギーのある人や、環境に優しい服を好んで着ている人たちです。 プロジェクト目標 本プロジェクトで達成したい目標を挙げてください。 プロジェクトの目標 ・顧客がオンラインで注文するための便利なeストア ・24時間365日年中無休のオンライン・カスタマー・サポートのためのチャットボット ・オンライン製品カタログを更新するための包括的な管理ツール ・組み込みの顧客分析ツール |
ステップ2. ソフトウェア開発プロジェクトの範囲
提案依頼の技術的な側面に移ると、すべてが少し複雑になります。この部分は、おそらくソフトウェア開発会社に対する提案依頼の中で最も長い構成要素になるでしょう。
なぜこれが重要なステップなのか？ソフトウェア開発チームは、作業量、すなわちプロジェクトのリードタイムとコストを、適切な開発者の時給に乗じて決定することを目的としています。
あなたが望むプロジェクトの技術的要件とプロジェクトのステージをリストアップしてください。
a. b. c.
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2.1. ロジェクト・マネジメントの要件
この段階では、専任のソフトウェア開発チームとのコミュニケーションをどのように維持し、管理するかについて規定します。開発チームがどのようなプロジェクト管理ツールを使っているか、各マイルストーンについてどのように報告されるかを確認する必要があります。
コミュニケーション： タスクの決定、記述、管理、プロセスのモデリングを行うには、ソフトウェア・チームとのレギュレーション・インタラクションが必要です。Trello、Skype、Jiraは、標準的なソフトウェア開発会社が使用している一般的なプロジェクト管理ツールです。
方法論：正しい方法論を選択することは、開発者とどのように仕事をするかを決定するため、重要です。方法論の選択は、プロジェクトと要件に依存します。例えば、ウォーターフォール、アジャイル、カンバン、または他のもの。
ベンダーが使用するプロジェクト管理ツールに、あなたやあなたのチームが慣れていることを確認してください。そうすることで、スムーズなワークフローと成功を確保することができます。
注：事前にプロジェクト・マネージャーが必要かどうかを決めることを忘れないでください。なぜなら、PMがいない場合は、自分でチームを管理しなければならないので、重要である。そのためには、十分な時間的余裕と管理能力が必要です。
2.2. インフラ要件
開発の各段階でプロジェクトの安全性を確保するために、主なソフトウェア・インフラ要件を明記してください。
コンピュータの保護/インターネット・セキュリティ/データセキュリティ。下記はソフトウェア開発者は必ず使用します。
- ドメイン単位で管理するアンチウィルスソフト
- ネットワークアタックブロッカー
- IPS（侵入防御システム）
- ネットワーク・セキュリティ
- SaaSのセキュリティ
- スパム対策
また、バックアップ発電機や無停電電源装置など、高いセキュリティ基準を遵守する必要があります。例えば、データの安全性を確保するためには、インフラの定期的な監視、パスワード管理、メール認証の導入が必要です。
ソフトウェアにおける知的財産権：知的財産を保護するために、契約、NDA、内部的な方法などを用いて、お客様のIPアドレスの安全性を確保することができます。
2.3. 機能要件
必要な機能をリストしてください。社内外の開発に対して、明確な要件を提示してください。
提案する機能をリストする際には、設計者やソフトウェア開発者が解決しようとする課題を正確に理解できるように、必ずその機能がもたらす利益との関連性を持たせてください。以下に、提案依頼の際にプロジェクトの要件を規定する際に使用する可能性のある機能のリストを示します。
- 製品志向
例えば、受注処理システムは、新しい受注を管理者に知らせなければなりません。 - ユーザー志向
例えば、バイヤーが商品を「お気に入り」フォルダに追加できること。 - 最適化指向（ユーザーにとって最大の利益をもたらすこと）
例えば、購入者が注文後に確認する必要がない。 - オブジェクト指向（特徴一覧）
例えば、注文には、ユーザー情報、配送先、商品リスト、現金、カード決済などのプロパティが必要です。 - プロセス指向
例えば、注文はERPシステムと同期してアカウント調整を可能にし、注文を迅速に処理する必要があります。
各機能要件の説明のためのテンプレート
- 機能：新機能の名称
- 説明：新しい機能が何をするものなのかの説明
- ゴール：ユーザーが行いたいタスクやアクション
- ユーザーの問題：プレッシャー・ポイント
- ユーザーにとっての価値：提案されたソリューションがユーザーにどのように役立つのか
- 前提：ビジネス、ユーザー、または技術的な前提
- 禁止事項: この関数の範囲を超えたものすべて。各機能を評価するための指標をあらかじめ選んでおくことが重要です。そうすることで、その機能が期待通りの結果を出しているかどうかを把握することができます。
注：提案依頼書を作成する場合、機能要件は重要です。ビジネスの目的を伝えることは極めて重要です。以下は大げさな例です。Netflixのような便利なナビゲーション、Amazonのようなフィルタリングの仕組み、Spotifyのようなデザインを希望します。機能性に関しては、選ばれたソフトウェア開発会社は、推奨事項を提供することがあります。
2.4. 品質保証とテスト要件
このセクションは、製品の品質を維持・向上させ、生産エラーを削減または排除することを目的としています。信頼できる品質保証プロセスなくして、ソフトウェア・ソリューションを開発することは不可能です。
プロジェクトの要件に基づき、ニーズに最も適したテストの種類を選択してください。
必要に応じて、Selenium、Testim、Kobitonなど、必要なソフトウェア・テスト・ツールを明記してください。
2.5. プラットフォームへの要求事項
プラットフォームの数の選択は、時間、ターゲット層、予算などの要因に影響されることがあります。ソリューションを実装しなければならないプラットフォームを決定してください。
- iOS
- Android
- ウェブ
- その他
必要なプラットフォームの数は、ソフトウェア開発プロジェクトのコストに直接影響します。また、プラットフォームごとに開発者の経験やスキルが異なるため、結果的に資金的な制約が生じることも覚えておいてください。
ステップ3. タイムライン
時間は,優先順位を決めるのに重要な役割を果たします。そのため2つの重要な質問を自分に投げかける必要があります。
- ソフトウェア開発プロジェクトの立ち上げ予定日はありますか。
- ソフトウェア開発の専門チームは、いつからアプリケーションの開発に着手する必要があるのでしょうか。
なぜ、このステップが重要なのか？この情報を得ることで、サプライヤーは、自分たちができるかどうかの明確なアイデアを集めることができます。
- プロジェクトに必要な人数のスペシャリストを配置する
- 指定された納期を守ること
- 中間開発段階の完了を実現する
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ステップ4. プライシングモデルと予算
ステップ5．ベンダーの入札とソフトウェア・ベンダーの選定基準プロジェクトのためにソフトウェア・ベンダーを選ぶ前に、ニーズに合った評価基準をリストしてください。潜在的な業者から、どのような情報が必要かを自分で決めてください。例えば、サプライヤーに次のようなものを提供するよう依頼してください。
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