プロジェクトマネジメント
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プロジェクトマネジメントとは?成功に導く必要なポイントについて解説

目次

はじめに

限られた時間の中で問題を解決しなければならないとき、必ずプロジェクトが必要になります。プライベートでも仕事でも、プロジェクトの数は多く、規模も様々ですが、プロジェクトを成功に導くために必要なスキルはプロジェクトマネジメントです。

では、プロジェクトとは何でしょうか?さらに重要なことは、ITにおけるプロジェクトマネジメントとは何でしょうか?この記事では、プロジェクトを管理し、チームが新製品やサービスを導入したり、収益を上げたり、その他の会社の目標を達成するために必要な基礎知識をご紹介します。

プロジェクトとは?

プロジェクトとは、具体的または無形の成果(独自の製品、サービス、利益、競争上の優位性など)を生み出すための、一回限りのユニークで段階的な一連の作業または努力のことである。通常は、一定の期間に、コスト、品質、パフォーマンスなどの指定されたパラメータや制約の下で完了するように予定された、相互に関連する一連のタスクで構成されています。

「プロジェクト」という言葉は、PMI(Project Management Institute)によって、「開始と終了が決まっている一時的な事業 」と定義されています。その複雑さに応じて、一人の人間がコントロールすることもあれば、何百人もの人間がコントロールすることもあります。

プロジェクトには4つの特徴があります。

特定の開始日と終了日

プロジェクトによっては数年に及ぶものもありますが、無期限に続けることではありまsん。始まりと終わりがはっきりしていて、その間の出来事をまとめたものでなければなりません。

プロジェクトは新しいものを生み出す

それぞれのプロジェクトは、今まで存在しなかったものを生み出しています。プロジェクトとは、全く同じ方法で二度と行われない、一回限りの行動です。

プロジェクトには限界がある

時間、予算、品質、機能など、プロジェクトには様々な制約があります。

プロジェクトは、通常のビジネスとは異なります

プロジェクトとプロセスはよく混同されます。プロセスとは、特定の機能を果たすために従わなければならない、あらかじめ決められた一連のプロセスのことです。プロセスは一回限りのものではありません。特定の機能を日常的にどのように実行するかを決めるものです。

プロジェクトの構成要素

ゴール(目標)

プロジェクトの目的とは、特定の期限(タイムゴール)までに、特定の予算(リソースゴール)で、特定の結果(パフォーマンスゴール)を得ることです。これらはプロジェクトの 「何」です。

プロジェクトの目標を立てる際には、時間的・金銭的な制約の中で、すべてのプロジェクト目標が達成されることを保証するために、十分な余裕を持たせることが重要です。

Objective (目的)

目標が広い範囲で長い視野を持っているのに対し、プロジェクトの目的はより焦点が絞られ、大きな目的を達成するために協力し合う小さなタスクで構成されます。目標は重要ですが、目的はプロジェクトの目的をどのように達成するかを示すものです。

成果物 (Deliverables)

成果物とは、プロジェクトの範囲内でのアウトプットの要素である。成果物は、プロジェクトプロセスの中で目的に沿った作業が完了した結果です。成果物とは、プロジェクトを推進するために開発された具体的なアイテムであり、目的とは大まかな目標のことです。例えば、お客様のことをもっと知りたいと思ったら、それが目的になります。成果物とは、この目標を達成するために作成したレポートのことです。

タイムライン

これは、プロジェクトの最初から最後までの期間を示すタイムラインで、各成果物やプロジェクトのマイルストーンの期日が時系列で記載されています。これにより、プロジェクトマネージャーはすべてのタスクを一度に確認することができ、計画を立てやすくなります。

いつ、どのように、どのような順序でタスクを達成しなければならないかをチームに示します。また、どのくらいの時間がかかるのか、どのくらい進んでいるのかが表示されるので、スケジュール通りに進んでいるのか、予算通りに進んでいるのかを簡単に判断することができます。

予算

プロジェクト予算とは、ある期間にプロジェクトを完成させるために必要な支出の見積もり全体のことです。プロジェクトの各段階でどれだけの費用がかかるかを見積もるために使用されます。

人件費、資材調達費、運営費など、すべてがプロジェクト予算に含まれます。これにより、プロジェクトマネージャーは、プロジェクトの期間中、プロジェクトが予算通りに進んでいるかどうかを監視することができます。

ステークホルダー

ステークホルダーとは、プロジェクトの結果に関心のある人たちのことです。例えば、プロジェクトチームのメンバー、プロジェクトマネージャー、エグゼクティブ、プロジェクトスポンサー、顧客、ユーザーなどが挙げられます。ステークホルダーは、プロジェクトのライフサイクルのどの段階においても、プロジェクトの影響を受ける人々であり、彼らの意見は最終結果に直接影響を与えます。 

協力してプロジェクトを進めるためには、ステークホルダー・マネジメントをしっかり行い、頻繁にコミュニケーションをとることが重要です。

プロジェクトマネジメントとは ?

プロジェクトマネジメントとは、プロセス、手法、スキル、知識、経験を駆使して、合意された限られたリソースの中で、プロジェクトの受け入れ基準を守りながら、特定のプロジェクト目標を達成することです。

2020年までに、プロジェクトに投資した金額の11.4%が、不適切な管理のために浪費されると言われています。企業は、変更や改善を実行するための方法論やフレームワークを備えていなければ、プロジェクトを成功させることはできません。

ITプロジェクトの計画、スケジューリング、実行、監視、報告などを行うことをITプロジェクトマネジメントといいます。

ITプロジェクトマネジメントの手法

ウォーターフォール

これは標準的なプロジェクト管理に似ていますが、各作業が完了してから次の作業に移ることが追加されています。ウォーターフォールのように、進行は直線的で一方向に流れる。そのため、この種のプロジェクト管理では、作業の順序やスケジュールに細心の注意を払う必要がある。

アジャイル

アジャイルプロジェクトマネジメントは、プロジェクトのライフサイクルを通して反復的にプロジェクトを遂行するアプローチです。顧客価値、チームの相互作用、そして現在のビジネス状況への対応が、高品質な結果の中心となります。アジャイルまたは反復的なアプローチの目的の一つは、最後にのみではなく、プロセス全体を通して利益を放出することです。

ITソフトウェア開発におけるアジャイルマインドについて詳しく知りたい方は、こちらをご覧ください。

ハイブリッド

理論的には、ハイブリッド・プロジェクトマネジメントとは、形式的な手法と他の手法を混ぜ合わせることを意味する。しかし、この概念が語られるとき、一般的にはハイブリッド・アジャイル・プロジェクトマネジメントのことを指している。アジャイルの柔軟性や適応性と、ウォーターフォールプロジェクトマネジメントの伝統的で厳格なアプローチを融合させた手法だ。

リーンプロジェクト

この方法論の目的は、時間と資源の無駄遣いを避けることです。この方法論のコンセプトは、日本の産業界の手法から派生したものです。より少ない資源でより多くの価値を顧客に提供するという原則に基づいています。

ITプロジェクト管理手法はいろいろあります。その中の一つを選ぶため、詳細に解説する記事をおすすめです。

プロジェクトマネジメントの各フェーズ

PMI(Project Management Institute)は、プロジェクトマネジメントのプロセスを、プロジェクトマネジメントの範囲内で比較的よく合意されている5つのフェーズに分類しています。

開始

ここでは、プロジェクトが正式に立ち上げられます。プロジェクトに名前が付けられ、大まかな戦略が立てられます。プロジェクトの制約、危険性、ステークホルダーがすべて認識され、プロジェクトのゴールも認識されます。株主は、このプロジェクトに投資するかどうかを決定しなければならない。

プロジェクトによっては、プロジェクトの実現性を判断するための調査が行われることもあります。要件は通常、ITプロジェクトの開始段階で入手し、検討します。

企画

プロジェクトマネジメントのプロジェクト計画段階では、プロジェクトマネージャーが、プロジェクト計画、プロジェクトスコープ、プロジェクトスケジュール、プロジェクト制約、作業分解構造、リスク分析など、プロジェクトのロードマップを構築します。

プロジェクトのタイミングを明確にし、意図的に行うことで、チームメンバー全員が同じ目標に向かって努力することができます。また、問題が発生したときにも、時間と混乱を回避することができます。

実行

プロジェクト計画は、プロジェクト実行段階で実行されます。この時点で、チームはプロジェクトが必要な要件を満たしているかどうかを確認するために、成果物の作成に取り組みます。

さらに、プロジェクトのデータを収集するために、このフェーズで行われる必要なステータス・ミーティングやレポートについて、チーム・メンバーは熟知する。プロジェクトのライフサイクルの中で、プロジェクト実行段階は、全員の努力が最終的に利益になるかどうかを決定する重要な段階である。

モニタリングとコントロール

実行段階と同時に行われるのが、プロジェクトのモニタリングとコントロールの段階です。プロジェクトマネージャーの仕事は、オペレーションを監督し、すべてが計画通りに正しい方向に向かっているかどうかを確認することです。効果的なモニタリングのためには、定期的で一貫性のあるプロジェクトの「チェックイン」が必要です。

適切なプロジェクト・ドキュメンテーションやトラッキング・ツール、フレームワークを利用するとよいでしょう。これは、視覚的でリアルタイムなものであればあるほど、キーパーソンに簡単に伝え、調整することができます。

クロージング

このステップは「プロジェクト・デリバリー」と呼ばれ、すべての活動を終えて、完成品をお客様(社内チームや外部のステークホルダー)にお届けします。

プロジェクトを成功させるための特徴は、プロジェクトの種類によって異なると考えられます。そのため、プロジェクトの開始や計画の段階で、プロジェクトの成功とは何かを定義することが重要です。一般的には、プロジェクトが予算内で終了し、スケジュールが守られていれば成功と言えます。

プロジェクトマネジメントの注意ポイント

ステークホルダーが正確なプロジェクトスコープに同意する必要がある

プロジェクトが始まる前に、プロジェクトスコープ(マイルストーン、成果物の日付、予算のワークシートを含むすべてのプロジェクトの詳細)がすべての関係者によって合意されていることを確認する必要があります。より多くの情報を提供することで、自社とクライアントはより良い関係を築くことができます。

時間、予算、品質の3つのファクターを常に念頭に置く

プロジェクトマネジメントの手法は、より柔軟でオープンなものへと進化していますが、基本的な部分は変わっていません。プロジェクトは、納期、予算、そしてお客様が満足できるレベルの成果物を提供できれば、成功したと言えるでしょう。プロジェクトマネージャーの主な責務は、チームの全員に「時間」「予算」「品質」の3つの重要ーに関する情報を提供することです。

適切なチーム編成

ITプロジェクトにとって、人材は重要な資源です。プロジェクトのニーズに合ったスキルや知識、専門性を持った人だけを参加させることで、柔軟に変化し、効率を最大化するために、チームの規模を制限します。

プロジェクトに十分な人員を配置することで、人員の移動や適切なチームメンバーの確保をしなくても済むようにする。

スケジュールに余裕を持たせて調整する

ITプロジェクトは、厳しい要件を満たす必要があり、計画通りに進むことは少なく、アジャイルに調整しなければなりません。困難を軽減し、プロジェクトを確実なものにするために、修正のための時間を余分に確保しましょう。これはあなたのチームにとってもありがたいことです。

コミュニケーションプランの作成

プロジェクトマネジメントのすべての要素において、コミュニケーションは非常に重要です。メンバー全員が自分の考えや懸念を表明できるような、オープンなコミュニケーション文化を大切にしましょう。これにより、待ち時間がなくなり、エラーの危険性が大幅に減り、時間とコストの節約につながります。

オフショア開発における効果的なコミュニケーションの定義については、こちらの記事をご覧ください。

リスク分析・管理の実施

リスクの分析と管理は、プロジェクトが可能な限り少ない予想不足でスムーズに進行するための重要なプロジェクト管理手法です。未来を正確に予測することはできませんが、基本的かつ合理的なリスクマネジメント手法を用いて、プロジェクトのリスクを予測し、その発生率や影響を低減することは可能です。これにより、プロジェクトが成功する可能性が高まり、それに伴うリスクも減少します。

プロジェクトマネージャーの役割

ITプロジェクトマネージャーとは、組織の情報技術(IT)の目標や目的に関連する責任を計画し、実行し、委任する責任者のことです。

ほとんどの企業がコンピュータ技術に依存しているため、ITプロジェクトマネージャーはさまざまな業界で活躍することができます。

プロジェクトマネージャーが通常担当する仕事は、次のようなものがあります。

  • プロジェクトの計画、目標の設定、プロジェクトのマイルストーン、完了計画。
  • 各プロジェクトのスケジュールと予算のモニタリングを行います。
  • プロジェクトの人的資源を管理する。
  • プロジェクトチームのメンバーにタスクを分配します。
  • チームメンバーの進捗状況やパフォーマンスを把握することができます。
  • リスクを評価し、リスクを考慮して適切な行動をとること。
  • チームや他のステークホルダー間のミーティングを伝える。

オフショアITプロジェクトでは、プロジェクトマネージャー以外にも多くのメンバーがいます。しかし、オフショアチームで仕事をしようとすると、プロジェクトマネージャーだけでなく、BrSEやコミュニケーターとも頻繁にコミュニケーションをとることになります。

プロジェクト管理のツール

プロジェクト管理が複雑なのは、管理すべき大きなものから小さなものまでたくさんあるからです。時には、些細なことがプロジェクトや最終製品に大きな影響を与えることもあります。だからこそ、プロジェクトチームには管理ツールのサポートが必要なのです。プロジェクト管理ツールを使うことで、平均的な従業員は1年間に498時間を節約できます。

リクエストフォーム

リクエストフォームは、寄せられた仕事の依頼を記録するために使用できます。また、これらのフォームを使用して、リクエストの提出、追跡、評価、および実施のための体系的な手順を作成することもできます。プロジェクトチームは、リクエストフォームを使用することで、エンドツーエンドの仕事のリクエストプロセス全体をうまくコントロールすることができます。

リクエストフォームを使用して、入ってきた仕事の依頼を追跡することができます。プロジェクト管理ソフトウェアのリクエストフォームには、2つの部分があります。

  • 管理者がリクエストフォーム作成を利用し、作成・変更するためのフォームテンプレート
  • 依頼者が依頼を出すために使うフォーム

ガントチャート(Gantt Chart)

ガントチャートとは、プロジェクトのスケジュールをグラフィカルに表現したもので、広く利用されている。このツールは棒図の一種であり、リソース、計画、依存関係などのプロジェクト要素の開始日と終了日を表示する。

このチャートは、プロジェクトを整理し、タスクを完了させる順序を決定するのに便利である。一般的には、水平方向の棒図として表示されます。

ガントチャートは、プロジェクトの特定のタスクやリソースの予定、管理、観察に役立ちます。ガントチャートは、プロジェクトのタイムラインを表し、計画された作業と達成された作業を時間軸に沿って表示します。ガントチャートは、プロジェクト管理者がプロジェクトの状況や計画を伝えるのに役立ち、同時にプロジェクトがスケジュール通りに進むようにします。

Gantt Chart

出典:Investopedia

カンバン

カンバンボードは、作業を可視化し、仕掛かり品を制限し、生産性(またはフロー)を向上させるための柔軟なプロジェクト管理ツールである。アジャイルチームやDevOpsチームが日々の業務の中で秩序を確立するのに役立ちます。カンバンボードは、カード、コラム、および継続的な改善を使用することで、技術チームやサービスチームが適切な量の仕事に取り組み、物事を成し遂げることを可能にします。

カンバンでは、視覚的な詳細情報が一箇所にまとめて提供されるため、進捗状況の報告書を準備したり、進捗会議が行いたりする時間が短縮されます。

Kanban

出典:Planview

共同編集

複数のメンバー、承認者、確認者、または本質的な関係者がいるプロジェクトチームが一般的です。共同編集とは、他者と協力して目的を達成することです。ファイルや資料などの成果物を一緒に編集したり、リライトしたり、改善したりすることが共同編集です。

技術の進歩により、多くの人が同時に資料やタスクを評価、マークアップ、修正することが可能になっています。

ダッシュボードとレポート

プロジェクト管理のダッシュボードとは、プロジェクトの進捗状況が一目でわかる1枚のページのことです。最新でわかりやすいKPIが一箇所に集約されています。

リアルタイムに更新したり、完了したプロジェクトや中止になったプロジェクトのデータを分析するには、高品質なプロジェクトダッシュボードが有効です。これらの情報は、今後の計画に活用することができます。最も重要な機能はリアルタイムの更新で、これにより時間と労力を節約し、プロジェクトの実行に集中することができます。

ダッシュボードは、自信を持って意思決定を行い、関係者に情報を提供するのに役立ちます。

まとめ

プロジェクトは、膨大な時間とリソースを必要とする非常に複雑な企業です。プロジェクトマネジメントの概念を用いることで、どのような目的であっても、プロセスをスムーズに進めることができます。

プロジェクトマネジメントの基礎知識と、あなた自身の業界のノウハウや問題点の調査を組み合わせて、最も適切なプロジェクトマネジメントプランを考えてみる必要があります。

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この記事を書いた人
この記事を書いた人

Hien(ヒエン)
ベトナムハノイ貿易大学のビジネス日本語学部卒。2018年に東京でインターンシップ、その後4年間マーケティング業務に従事。「マーケティングで、社会を変える奇跡を作る」ことを目標に、2020年からはB2B市場を中心に活動。趣味は自己改善、読書、座禅。

出典:

PMIのホームページ「Project Management Institute)」– https://www.pmi.org/(アクセス日時:2021年12月2日9時03分)

My Management Guide「プロジェクトとは?- 定義と主な特徴」– https://mymanagementguide.com/basics/what-is-a-project/(アクセス日時:2021年12月2日9時07分)

IT Process Map「プロジェクトマネジメントチェックリスト – プロジェクト目標の設定」– https://wiki.en.it-processmaps.com/index.php/Project_Management_Checklist_-_Defining_the_Project_Goal(アクセス日時:2021年12月2日9時07分)

Backlog「プロジェクトマネジメントのタイムラインを作るためのシンプルなガイド」– https://backlog.com/blog/simple-guide-creating-project-management-timeline/(アクセス日時:2021年12月2日9時08分)

Project Manager「プロジェクト予算を成功させるための7つのステップ」– https://www.projectmanager.com/training/create-and-manage-project-budget(アクセス日時:2021年12月2日9時13分)

Investopedia「プロジェクトマネジメント」–https://www.investopedia.com/terms/p/project-management.asp(アクセス日時:2021年12月2日9時18分)

Monday.com「2021年のプロジェクトマネジメントの完全ガイド」–https://monday.com/blog/project-management/guide-to-project-management/(アクセス日時:2021年12月2日9時23分)

Wrike「プロジェクトマネジメントにおける「成果物」とは?」–https://www.wrike.com/project-management-guide/faq/what-is-a-deliverable-in-project-management/(アクセス日時:2021年12月2日9時26分)

Hygger「プロジェクトマネジメントを成功させるための7つの大事なルール」–https://hygger.io/blog/7-golden-rules-for-project-management-success/(アクセス日時:2021年12月2日9時30分)

ProjectSmart「プロジェクトマネジメントを成功させる10のルール」–https://www.projectsmart.co.uk/role-of-the-project-manager/10-rules-of-highly-successful-project-management.php(アクセス日時:2021年12月2日9時31分)

PMI「リスクの分析と管理」–https://www.pmi.org/learning/library/risk-analysis-project-management-7070(アクセス日時:2021年12月2日9時34分)

TechTarget「ITプロジェクトマネージャー」–https://searchcio.techtarget.com/definition/IT-project-manager(アクセス日時:2021年12月2日9時39分)

Kissflow「プロジェクトマネジメントにおけるプロジェクトとは?」–https://kissflow.com/project/what-is-a-project/(アクセス日時:2021年12月2日9時42分)

Wrike「プロジェクトマネジメントのFAQ」–https://www.wrike.com/project-management-guide/faq/what-are-project-management-tools/(アクセス日時:2021年12月2日9時42分)

Wrike「なぜプロジェクト管理ソフトウェアでリクエストフォームを使用する必要があるのか?」–https://www.wrike.com/project-management-guide/faq/why-should-i-use-request-forms-in-project-management-software/(アクセス日時:2021年12月2日9時45分)

Investopedia「ガントチャート」–https://www.investopedia.com/terms/g/gantt-chart.asp(アクセス日時:2021年12月2日9時50分)

Planview「カンバンとは?」–https://www.planview.com/resources/guide/introduction-to-kanban/what-is-kanban-board/(アクセス日時:2021年12月2日9時52分)

Monday.com「2021年のすべてのチームにプロジェクト管理用ダッシュボードが必要な理由」–https://monday.com/blog/project-management/project-management-dashboard/(アクセス日時:2021年12月2日9時52分)

Wrike「なぜプロジェクト管理ソフトで共同編集を使うべきなのか?」–https://www.wrike.com/project-management-guide/faq/why-should-i-use-collaborative-editing-in-project-management-software/(アクセス日時:2021年12月2日9時55分)